Sistemas de Información Gerencial

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina.

Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

DEFINICIÓN

          Son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.

          Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.

Actividades Principales de los SIG

1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.

2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados

3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

ESTRUCTURA

El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.

1.-La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.

VINCULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta. 

Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no ser confiable o difícil de interpretar.

 Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

Dada la magnitud de las operaciones administrativas y la importancia de éstas en el óptimo desempeño de la organización, se hace indispensable contar con herramientas que permitan sustentar correctamente el proceso de toma de decisiones apoyado en tecnología de punta.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA LA ORGANIZACIÓN

     Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. 

     Además es importante considerar que la mayoría de los beneficios de los sistemas basados en computadora son intangibles, entre ellos se cuentan mejor calidad del diseño mediante una optimización interactiva, mayor satisfacción del cliente debido a un control programable y unas mejores decisiones a partir de información oportuna y confiable.

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES: DEFINICIÓN, OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS.

ERP

DEFINICIÓN

 
Es un diseño de software que facilita el flujo de información entre las funciones de logística, manufactura, recursos humanos y finanzas de una empresa considerándose aspectos como la cultura organizacional y la alta gerencia. Estos sistemas están diseñados para ajustar y automatizar muchos de los proceso básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. Además, estos sistemas de información integrados, pueden ayudar a que una empresa sea más rentable, eficaz y eficiente.” 

En Venezuela, por ejemplo se utiliza el sistema SAP (System Applications Process / uso del sistema de procesos), Baan, Oracle (Sistema Manejador de Base de Dato Relacional RDBMS), PeopleSoft (manejo de personal) y J.D. Edwards. Cabe destacar que hace un año aproximadamente PeopleSoft y J.D. Edwards, se aliaron estratégicamente con la finalidad de ser la combinación perfecta pues tanto empresas medianas como grandes tendrán acceso a la más amplia suite de aplicaciones empresariales integradas en el mundo”. Sin embargo, las grandes empresas del país han preferido el uso del sistema SAP como principal herramienta de negocios. 

VENTAJAS AL ADQUIRIR UN ERP

 

Según Ovando (2004) se consideran como ventajas de los sistemas ERP las siguientes:

• 

Entrada de la información al sistema solo una vez.

• Uso de fuerzas de “best practices”.

• Permite la customización.

• Está basado en una estructura confiable.

• Proporciona funcionalidad para interactuar con otros módulos.

• Proporciona las herramientas para consultas complejas.

• Proporcionan metodologías probadas de implantación y teoría de cambio.
Desventajas

Muchas empresas tardan en decidir si implementar o no un sistema ERP, pues los gerentes de sistemas cuando se les presentan planes de inversión no observan el beneficio inmediatamente. Algunos expertos creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compañía se vuelvan más eficientes, pero el logro de un impacto positivo va acompañado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencial, así como de conocimientos, habilidades y experiencias, evitando el miedo al progreso. 

CONCLUSIÓN

La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia.

Anggy Guerrero
Secc. 2 Contaduría Nocturno