Sistemas Administrativos

                 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Un sistema administrativo computarizado es un conjunto de partes interdependientes por medio de una computadora que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico, estos  están a su vez creados con el fin de dar apoyo a los sistemas administrativos.

Toda  actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones, no es secreto que la tanto la tecnología como la capacidad de los seres humanos ha ido aumentando por el adiestramiento de nuevos sistemas, que ha podido , mejorar la eficiencia y eficacia de los trabajos administrativos.

Los administradores como otras personas que toman decisiones y tienen actividades en la parte administrativa o humanista de una organización deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas, de aquí se basa la importancia que los sistemas de administrativos computarizados ofrecen a las organizaciones disminuyendo y trivializando  los trabajos de una empresa.

 

Existen cuatro tipos de sistemas administrativos, de los cuales son:

1-Operacionales: son aquellos los cuales captan , procesan y reportan la información a través de pasos lógicos, periódicos y repetitivos.

2-Directivos: en estos tipos de sistemas , la información no tiene un procedimiento establecido para ser procesada o seleccionada.

3-De control: son sistemas utilizados para evaluar que la organización se esté desarrollando siguiendo sus objetivos planteados.

4-Informativos: en este caso se manejan información y elaboran reportes que permiten y facilitan la toma de decisiones, manteniendo siempre apegados a los objetivos planteados.

Cada unidad operativa debe tener Sistemas Administrativos documentados y apropiadamente diseñados para abordar todas las Expectativas de la organización. Los Sistemas Administrativos que se apliquen deben incorporar las siguientes cinco características para ser efectivos. Es importante documentar cada una de las cinco características. 

Alcance y objetivos:

      El alcance define los límites del Sistema e identifica las interfases con otros sistemas, organizaciones e instalaciones. Los objetivos definen claramente el propósito y los resultados esperados del Sistema.

Procesos y procedimientos

      Los procesos abordan los pasos que describen lo que el Sistema conoce y como funciona. Los procedimientos abordan las tareas claves requeridas por un proceso.

Recursos responsables

      Las autoridades que deben aprobar, requerimientos de experiencia y capacitación que califican a las personas para llevar a cabo sus roles y responsabilidades, son especificadas para la implementación y para la ejecución del Sistema.

Verificación y medición

      El sistema debe ser verificado para determinar si funciona tal y como fue diseñado y si esta satisfaciendo su propósito establecido. Existen dos componentes. La verificación determina qué procesos y procedimientos funcionan y están siendo ejecutados de manera efectiva. La medición confirma la calidad de los procesos del Sistema y determina que los objetivos y los resultados del Sistema se están logrando.

Mecanismos de retroalimentación y mejoramiento

      Estos mecanismos ayudan a asegurar que las acciones se estén llevando a cabo continuamente para mejorar el Sistema. Se usan los hallazgos de evaluaciones, y de las actividades de verificación y de medición para mejorar el ajuste a la organización, la capacidad y la efectividad del Sistema.

Evaluación

      La evaluación continua es esencial para asegurar que se están cumpliendo las expectativas, empleando procesos de evaluación internos y externos para medir el grado con el cual se están cumpliendo. Estas evaluaciones proveen la información necesaria para poder mejorar tanto los sistemas administrativos de desempeño y de apoyo.

Bentley y Barlow proponen un modelo basado en una estructura de cinco bloques elementales para definir un sistema administrativo, personas, actividades, datos, redes y tecnología:

• Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.
• Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
• Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras
• Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares
• Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.

 

 Anggy Guerreo